Regulamin imprezy targowej

„Warsaw Coffee Festival”

10-11 lutego 2024

PGE Narodowy, Warszawa

ENGLISH BELOW 

 

 

Definicje

Rezerwacja stoiska targowego (Rezerwacja stoiska) – dokument, w którym Wystawca i Organizator określają wzajemnie istotne warunki Umowy.

 

Organizator – Whiteclock sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-801), przy ul. Chmielnej 73B/16, KRS: 0000524536, NIP: 5272717312, REGON: 147337990.

 

Targi – impreza targowa „Warsaw Coffee Festival”, odbywająca się na zasadach określonych w Regulaminie oraz Umowie, w dniach 10-11 lutego 2024 w sali eventowej znajdujących się na piętrze 0 na PGE Narodowy, al. Księcia Józefa Poniatowskiego 1

 

Umowa – umowa najmu Stoisk na czas trwania Targów, zawarta według postanowień zawartych w konwersacji mailowej/na stronie sprzedażowej stoisk pod adresem http://stoiska.whiteclock.pl/

 

Wystawca – podmiot posiadający pełną zdolność do czynności prawnych, który na warunkach wskazanych w Regulaminie i Umowie, może brać lub bierze udział w Targach.

 

Stoisko – udostępniona Wynajmującemu przestrzeń, wydzielona przez Organizatora do celów targowych.

 

Sala – sala eventowa znajdująca się na piętrze 0 na PGE Narodowy, al. Księcia Józefa Poniatowskiego 1,w których odbywają się Targi.

 

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki uczestnictwa w imprezie targowej „Warsaw Coffee Festival” w dniach 10-11 lutego 2024 są w sali znajdującej się na piętrze 0 na PGE Narodowy, al. Księcia Józefa Poniatowskiego 1, zwanych dalej Targami, organizowany przez Whiteclock z

o.o. z siedzibą w Warszawie (00-801), przy ul. Chmielnej 73B/16, KRS: 0000524536, NIP: 5272717312, REGON:147337990, zwaną dalej Organizatorem.

2. Podmioty, które zgłosiły swój udział w Targach (zwane dalej Wystawcami) zobowiązane są przestrzegaćwarunków niniejszego Regulaminu.

3. Regulamin stanowi integralną część Rezerwacji stoiska targowego (zwane dalej również „Rezerwacją stoiska”). Regulamin i Rezerwacja stoiska targowego stanowią treść
4. Umowa zawierana jest między Organizatorem, a Wystawcą.
5. Wystawca potwierdza, iż przyjął do wiadomości, że żadne z oświadczeń i działań Organizatora nie są gwarancją ani zapewnieniem korzyści majątkowych i niemajątkowych, które mogą wyniknąć z uczestnictwa Wystawcy w
6. Organizator nie odpowiada za naruszenia i działania niezgodne z prawem podejmowane przez Wykonawców oraz przez osoby trzecie na ich stoiskach.

7. Cennik zawarty w ofercie ma charakter informacyjny i nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu ustawy Kodeks
8. Regulamin nie ma zastosowania do stosunków prawnych z konsumentami w rozumieniu ustawy Kodeks
9. Wszelkie zmiany Regulaminu muszą być dokonywane w formie

 

Termin i miejsce odbywania Targów

 

 

1. Targi odbywają się sali eventowej znajdujących się na piętrze 0 na PGE Narodowy, al. Księcia Józefa Poniatowskiego 1, zwanych dalej Halą wystawienniczą.

 

2. Godziny otwarcia Targów dla zwiedzających:

 

10. 10 lutego 2024- 10.00 – 20.00

 

10. 11 lutego 2024 - 10.00 – 18.00

 

3. Celem Targów jest prowadzenie prezentacji, promocji oraz sprzedaży wyrobów związanych z produkcją i dystrybucją kawy oraz akcesoriami komplementarnymi.

 

Warunki wstępu dla zwiedzających

1. Na terenie Targów przebywać może jednocześnie nie więcej niż 999 osób jednocześnie, o ile przepisy związane z obecną sytuacją w kraju nie stanowią inaczej.

 

2. Organizator ze względu na bezpieczeństw zastrzega sobie możliwość wstrzymania wpuszczania zwiedzających w momencie przepełnienia

 

3. Organizator pobiera opłaty za bilety wstępu sprzedawane gościom (zwiedzającym). Szczegółowy cennik i informacje dostępne są na stronie internetowej

 

4. Wstęp na Targi możliwy jest wyłącznie po okazaniu biletu wstępu lub przepustki wydawanej Wystawcom.

 

Warunki uczestnictwa Wystawców

1. W Targach mogą wziąć udział podmioty prezentujące ofertę zgodną z zakresem tematycznym imprezy oraz dopuszczone przez Organizatora.

2. Warunkiem uczestnictwa w Targach jest zakupienie przez Wystawcę stoiska na stronie http://stoiska.whiteclock.pl/ oraz jego opłata.
3. Warunkiem uczestnictwa w Targach jest także akceptacja
4. Zawarcie Umowy następuje z chwilą zatwierdzenia przez Organizatora rezerwacji stoiska na stronie http://stoiska.whiteclock.pl/ . Potwierdzenie rezerwacji następuje, gdy zaksięgowana zostanie opłata za stoisko.

 

5. Akceptacja Rezerwacji stoiska oznacza złożenie oferty uczestnictwa w
6. W szczególnych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo odrzucenia udziału Wystawcy w wydarzeniu bez podania przyczyny. Wystawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia.

7. O zatwierdzeniu rezerwacji Wystawca zostanie poinformowany drogą elektroniczną, na adres e-mail podany w

trakcie zgłoszenia swojego udziału na stronie internetowej http://stoiska.whiteclock.pl/

 

8. Wystawca zobowiązany jest do wpłacenia wartości zamówienia, wynikającej z zatwierdzonego maila potwierdzającego zakup na stronie http://stoiska.whiteclock.pl/ od dnia jego zatwierdzenia na numer konta bankowego Whiteclock z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-801), przy ul. Chmielnej 73B/16, KRS: 0000524536, NIP: 5272717312, REGON: 147337990, numer konta 08 1140 2004 0000 3502 7524 8144 (mBank).

 

9. Zatwierdzenie uczestnictwa (Rezerwacja stoiska) w Targach może zostać wycofane Wystawcy w wypadku:
   8. braku wpłaty opłaty za stoisko wynikające z zakupione na stronie http://stoiska.whiteclock.pl/ wynikające z 8.
   9. nieprzestrzegania przez Wystawcę przepisów Regulaminu, dobrych obyczajów lub zasad uczciwej konkurencji.

10. W powyższych przypadkach, Organizator może opcjonalnie:

 

1. rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym,
2. żądać uiszczenia przez Wystawcę wszelkich należności z tytułu uczestnictwa w Targach lub żądać odszkodowania.

11. Akceptując Rezerwację stoiska, Wystawca wyraża zgodę na używanie przez Organizatora logotypu oraz wizerunku firmy dla celów związanych z organizacją Targów.

12. Organizator zobowiązuje się w ciągu 14 dni od momentu wpłynięcia na nr konta bankowego podanego w ust. 9 opłaty za stoisko przesłać fakturę drogą elektroniczną w formacie PDF udostępnioną w sposób gwarantujący autentyczność jej pochodzenia, integralność oraz czytelność treści.
13. Organizator przydziela stoiska i ich lokalizację podczas Targów na podstawie kolejności zgłoszeń Wystawców oraz uwzględniając ich deklaracje odnośnie zapotrzebowania na powierzchnię
14. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji Stoiska, wynikającej z warunków organizacyjnych i technicznych w Sali oraz zmian układu Sali i znajdujących się na powierzchni wystawienniczych. Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu prawo do odszkodowania ze strony
15. Uczestnicy Targów zobowiązani są do przestrzegania zasad i przepisów sanitarnych, BHP, przeciwpożarowych i administracyjnych oraz innych zarządzeń obowiązujących na terenie PGE Narodowego.

 

Zabudowa stoisk

1. W razie zaistniałej potrzeby, Organizator wyznacza firmę wykonującą zabudowę targową i wszystkie instalacje związane z organizacją Targów, zwaną dalej Wykonawcą.
2. Wszystkie prace konstrukcyjne i instalacyjne, w tym szczególnie przy instalacji elektrycznej wykonywane są wyłącznie przez Wykonawcę.
3. Wystawca pragnący wykonać zabudowę własną ma obowiązek przedstawienia projektu oraz podania danych firmy wykonującej zabudowę i uzyskania zgody Organizatora, a następnie ustalenia z nim warunków wykonania niniejszej
4. Maksymalna wysokość zabudowy to 2,5m wysokości 

 

Rezygnacja z uczestnictwa

4. Wszelkie zmiany dotyczące uczestnictwa w Targach oraz rezygnacje należy składać w formie pisemnej w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy (Rezerwacji stoiska), nie później niż na 30 dni przed terminem Targów.
5. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach po upływie 7 dni od daty rezerwacji stoiska, ale na więcej niż 30 dni przed terminem Targów, naliczona zostanie opłata manipulacyjna w wysokości 30 % wartości kwoty umowy
6. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach na krócej niż 30 dni przed terminem Targów, Wystawca pokrywa pełne koszty udziału w Targach wynikające z podpisanej
7. Rezygnacja z uczestnictwa w Targach następuje z chwilą dostarczenia Organizatorowi oświadczenia o

rezygnacji.

Zasady organizacyjne

1. Organizator wyznacza czas dostępu do Stoiska w celu przygotowania jego Montaż ekspozycji nie może odbywać się w godzinach otwarcia Targów dla pozostałych uczestników.
2. Wstęp na teren Targów dla Wystawcy i jego pracowników możliwy jest jedynie po okazaniu
3. Każdy Wystawca otrzymuje bezpłatnie od Organizatora 5 (pięć) przepustek na teren Targów. Każda kolejna przepustka jest odpłatna w cenie 15zł netto za sztukę.
4. Lokalizację Stoisk wyznacza
5. Poprawa lub zmiana ekspozycji oraz inne działania organizacyjne Wystawcy mogą być dokonywane tylko w godzinach, w których Targi są nieczynne dla innych uczestników.
6. Demontaż ekspozycji nie może zostać rozpoczęty przed godziną zakończenia Targów wskazaną w programie

imprezy targowej dostępnym u Organizatora.

7. Wystawca ma obowiązek przygotowania ekspozycji swojego Stoiska przed otwarciem Targów dla zwiedzających. Organizator udostępnia      w      tym      celu      wejście      na      Salę      od      godziny      14:00      w      dniu 9 lutego 2024, do godziny 10:00 dnia następnego. Wystawca jest zobowiązany do opuszczenia Stoiska w dniu 11 lutego 2022 do godziny 23:00. Jeżeli po wyznaczonej godzinie na Stoisku wystawcy zostaną pozostawione materiały, zostaną one zabrane przez służby sprzątające bez możliwości ich odzyskania oraz dochodzenia roszczeń z powodu ewentualnych strat w majątku firmy.

8. W przypadku braku doprowadzenia do stanu pierwotnego Stoiska, Organizator zleci czynności porządkujące na koszt i ryzyko Wystawcy.

9. Stoiska niezagospodarowane do 9.00 w dniu rozpoczęcia Targów może zostać objęta przez innego Wystawcę. Koszty uczestnictwa w takim wypadku nie podlegają zwrotowi.
10. Poziom hałasu na Stoisku (muzyka, video ) nie może wpływać na swobodne i komfortowe korzystanie z innych stoisk, chyba, że Wystawca ustalił z Organizatorem inaczej.
11. Wystawca ma obowiązek zabezpieczyć swoje mienie przed kradzieżą i zniszczeniem w czasie trwania Targów.
12. Wystawca oświadcza, iż w razie pozyskiwania na Stoisku danych osobowych oraz przeprowadzania losowania nagród, posiada w tym celu stosowne zgody, w tym organów państwa.

13. Wystawca obowiązany jest do współudziału w promocji Targów, w szczególności poprzez stosowną reklamę na swojej stronie internetowej i w kanałach social media.
14. Wystawca nie może podnajmować lub oddawać do bezpłatnego używania Stoiska innym
15. Zabrania się dystrybucji materiałów reklamowych przez osoby i firmy niebędące Wystawcami w miejscu trwania Targów bez uzgodnienia z
16. Zabrania się dystrybucji materiałów reklamowych (np. ulotki, broszury, prezenty) poza powierzchnią Stoiska Wystawcy bez uzgodnienia z Organizatorem. Dystrybucja materiałów reklamowych w obrębie Stoiska jest dozwolona.
17. Nieprzestrzeganie 16 oraz 17 może skutkować karą administracyjną w wysokości 3000zł netto.
18. Wystawca zobowiązuje się do niepodłączania innych niż zgłoszone Organizatorowi urządzeń
19. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk podczas Targów oraz do skorzystania z tych materiałów dla celów własnych. Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu wynagrodzenie.
20. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany, dodania lub usunięcia oferowanych usług.
21. Zabrania się wkręcania, przybijania, przyklejania jakichkolwiek przedmiotów do ścian, podłóg, elementów wyposażenia i innych stałych konstrukcji
22. Za uszkodzenia powierzchni ścian, podłóg, elementów wyposażenia i innych konstrukcji budynku, w którym odbywają się Targi, Wystawca zostanie obciążony równowartością faktycznych kosztów ich naprawy

 

Zasady Bezpieczeństwa

1. Tereny targowe zabezpieczane są przez ochronę.
2. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów porządkowych, BHP i przeciwpożarowych budynku, w którym mają miejsce
3. Wystawca nie może blokować ciągów komunikacyjnych i wyjść ewakuacyjnych, umieszczać oświetlenia i

innych urządzeń termicznych bezpośrednio na posadzce i w pobliżu materiałów łatwopalnych, samodzielnie podpinać energii elektrycznej i przeprowadzać kable przez ciągi komunikacyjne. Podłączenia energii

elektrycznej może wykonać tylko osoba upoważniona przez Organizatora.

4. W okresie montażu i demontażu Stoiska, jak i w okresie trwania Targów Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko swoich produktów, sprzętu oraz urządzeń przed ewentualnymi szkodami lub
5. Wystawca zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie obejmującym szkody mogące powstać podczas Targów.
6. Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadamiać Organizatora o wszelkich zagrożeniach i

 

Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje uczestników Targów winny być zgłaszane w formie

2. Reklamacje Wystawców w sprawie budowy Stoisk, ich lokalizacji lub zajmowanej powierzchni handlowej będą rozpatrywane przez Organizatora pod warunkiem zgłoszenia ich najpóźniej do czasu zamknięcia Targów.

3. Pozostałe reklamacje mogą być zgłaszane w terminie 14 dni od zakończenia Targów.

4. Po upływie wskazanych powyżej terminów reklamacje nie będą uwzględniane.

 

Odpowiedzialność

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Wystawcy z winy nieumyślnej i odpowiada za szkody w granicach rzeczywistych strat poniesionych przez Wystawcę.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niedochowanie nienależytej staranności, szkody majątkowe i

niemajątkowe lub uszkodzenia ciała oraz jakiekolwiek inne straty Wystawcy powstałe w czasie trwania Targów, z wyjątkiem szkód powstałych z winy Organizatora.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku użytkowania stoiska, w tym za szkody wyrządzone przez Wystawcę innym uczestnikom Targów i kupującym. W przypadku roszczeń osób trzecich, Wystawca zobowiązuje się pokryć związane z tym straty
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z awarii w dostawach energii elektrycznej i innych

mediów.

5. Wystawca ponosi odpowiedzialność za prezentowane przez siebie wizerunki i utwory (plastyczne, muzyczne, audiowizualne) w czasie trwania Targów. W przypadku roszczeń osób trzecich lub instytucji, Wystawca zobowiązuje się pokryć związane z tym straty
6. Wystawca ponosi odpowiedzialność za realizowaną przez siebie reklamę w czasie trwania Targów.
7. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania powierzchni

wystawienniczej.

8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie praw wyłącznych Wystawców, wynikających z

ochrony prawnej wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, oznaczenia geograficznego, znaku towarowego, praw autorskich i innych praw wynikających z umów dotyczących praw własności intelektualnej.

9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności odszkodowawczej, w przypadku odwołania Targów z przyczyn od Organizatora niezależnych, w tym również siły wyższej, czy wystąpienia stanu pandemii na terenie
10. Okoliczność, że działanie lub zaniechanie Organizatora, z którego szkoda wynikła, stanowiło niewykonanie lub nienależyte wykonanie istniejącego uprzednio zobowiązania, wyłącza roszczenia o naprawienie szkody z tytułu czynu
11. Na wyłączenia odpowiedzialności Organizatora nie wpływa podejmowanie przez niego środków ostrożności i zabezpieczenia Targów.
12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób i następstwa nieszczęśliwych wypadków na terenie Stoisk przed, w trakcie i po Targach.

13. Organizator oraz Wystawca wyłączają między sobą odpowiedzialność z tytułu rękojmi.
14. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany miejsca lub czasu Targów, a także do ich odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia, w przypadku zaistnienia okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Wystawca o zmianie tej i okolicznościach zostanie poinformowany niezwłocznie telefonicznie, bądź na adres e-mail, podane na Rezerwacji stoiska. Zwrot wpłaconych kwot przysługuje Wystawcy jedynie w przypadku odwołania Targów.
15. W przypadku odwołania Targów z winy Organizatora, niezwłocznie zwróci on kwoty uiszczone przez Wystawców.
16. W przypadku odwołania „Warsaw Coffee Festival” na PGE Narodowym, z

przyczyn siły wyższej w tym pandemii i obostrzeń wprowadzonych przez rząd uniemożliwiających

przeprowadzenie wydarzenia, następuję zwrot wpłaconych środków za stoisko.

17. Organizator nie odpowiada za działania niezgodne z prawem podejmowane na stoisku przez Wystawcę.

 

Postanowienia Końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa
2. Wszelkie dodatkowe i indywidualne porozumienia pomiędzy Wystawcą a Organizatorem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. W przypadku nieważności jakiegokolwiek postanowienia Regulaminu, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, z wyjątkiem postanowień, których treść - po wyłączeniu postanowień nieważnych - nie da się w sposób racjonalny pogodzić z resztą Nieważne postanowienia Regulaminu zostaną zastąpione ważnymi

 

postanowieniami, których treść w sposób jak najbardziej zbliżony odpowiadać ich gospodarczemu celowi. Powyższe znajduje odpowiednie zastosowanie także w przypadku częściowej nieważności jakiegokolwiek postanowienia Regulaminu.

4. Wystawca nie może bez zgody Organizatora przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy na osobę trzecią.
5. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności prawnych lub

organizacyjnych. W razie braku akceptacji zmienionego Regulaminu, Wystawca ma możliwość rezygnacji z uczestnictwa w Targach w czasie 5 (pięciu) dni od uzyskania informacji o zmianie Regulaminu. Rezygnacja powinna być złożona w formie pisemnej.

6. Wszelkie spory Organizator i Wystawca zobowiązują się rozwiązywać działając w dobrej wierze i w poszanowaniu słusznego interesu obu stron, a w przypadku niemożności rozwiązania sporu w sposób polubowny, sądem właściwym będzie Sąd właściwy dla siedziby

 

 

 

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

 

 

Statutes of market event

,,Warsaw Coffee Festival’’

10-11February 2024, PGE Narodowy, Warsaw

 

 

Reservation of a trade fair stand (Stand Reservation) – a document that specifies the exhibitor and the organizer

Contract terms are required.

 

Organizer – Whiteclock sp. zoo. based in Warsaw (00-801), ul. Chmielna 73B/16, KRS: 0000524536, NIP: 5272717312, REGON: 147337990.

 

Fair - the "Warsaw Coffee Festival" fair event, available on the basic terms in the Regulations and the Agreement, on February 10-11, 2024 in the event hall on floor 0 of PGE Narodowy, al. Prince Józef Poniatowski 1

 

Agreement - a stand rental agreement for the duration of the Fair, subject to the obligation to use it in e-mail conversations/on the stands' sales website at http://stoiska.whiteclock.pl/

 

Exhibitor - an entity that has the legal characteristics that are used in the Regulations and the Agreement may take part in the Fair.

 

Stand – space provided to the Lessor, designated by the Organizer for trade fair purposes.

 

Room - event room located on floor 0 at PGE Narodowy, al. Książe Józefa Poniatowskiego 1, where the Fair is located.

 

General Provisions

 

1. These Regulations define the rules and conditions of participation in the "Warsaw Coffee Festival" fair event on February 10-11, 2024 in the room located on floor 0 at PGE Narodowy, al. Książe Józefa Poniatowskiego 1, hereinafter referred to as the Fair, organized by Whiteclock sp. Z o. o. based in Warsaw (00-801), ul. Chmielna 73B/16, KRS: 0000524536, NIP: 5272717312, REGON: 147337990, hereinafter referred to as the Organizer.
2. Entities that registered their participation in the Fair (hereinafter referred to as Exhibitors) are obliged to comply with terms of these Regulations.
3. The Regulations constitute an integral part of the exhibition stand reservation (hereinafter also referred to as the "Stand Reservation"). The Regulations and the Fair Stand Reservation constitute the content of the Agreement.
4. The contract is concluded between the Organizer and the Exhibitor.
5. The Exhibitor confirms that it has acknowledged that none of the statements and actions of the Organizer constitute a guarantee or assurance of financial or non-material benefits that may result from the Exhibitor's participation in the Fair.
6. The Organizer is not responsible for violations and illegal actions undertaken by the Contractors and by third parties at their stands.
7. The price list included in the offer is for information purposes only and does not constitute a commercial offer within the meaning of the Civil Code.
8. The Regulations do not apply to legal relations with consumers within the meaning of the Civil Code.

 

9. Any changes to the Regulations must be made in writing.

 

Date and place of the Trade Fair

 

 

1. The Trade Fair takes place in the event hall located on the floor 0 in the PGE Narodowy, still called the Exhibition

 

2. Opening hours of the Trade Fair for visitors:

 

1. 10 February 2024 - 10 a.m – 8 m

 

1. 11 February 2024 - 10 a.m – 6 m

 

3. The purpose of the Trade Fair is to conduct presentations, promotion and sale of products related to production and coffee

 

Admission conditions for visitors

 

 

1. Due to security reasons, the Organizer reserves the right to stop admitting visitors, when the event hall is full.
2. The Organizer charges fees for admission tickets, sold to guests (visitors). A detailed price list and

information are available on the Organizer’s website.

 

3. Admission to the Trade Fair is only possible after presenting an admission ticket or pass issued to Exhibitors.

 

Conditions for the participation of exhibitors

1. Entities presenting an offer compliant with the thematic scope of the event and admitted by the Organizer, may participate in the Trade

 

2. The condition for participation in the Fair is that the Exhibitor purchases a stand at http://stoiska.whiteclock.pl/ and pays the stand fee.
3. The condition of participation in the Trade Fair is also acceptance of the

 

4. The Agreement is concluded when the Organizer approves the stand reservation on the website http://stoiska.whiteclock.pl/. The reservation is confirmed when the fee for the stand is received.
5. The contract is concluded, when the Organizer approves the Application
6. In special cases, the Organizer reserves the right to reject the application form without giving a Exhibitors are not entitled to any claims in this respect.
7. The Exhibitor will be informed about the confirmation of the reservation electronically, to the e-mail address provided above when registering your participation on the website http://stoiska.whiteclock.pl/
8. The Exhibitor is obliged to pay 30% of the order value, resulting from the approved Application Form, within 10 days of its approval, to the Whiteclock z o.o. bank account number with its headquarters in Warsaw (00-801), at Chmielna 73B/16 Street, National Court Register: 0000524536, Tax Number: 5272717312,

 

9. National Business Registry Number: 147337990, account number: 08 1140 2004 0000 3502 7524 8144 (mBank). Payment of the remainder, must be made at least 30 days before the date of the Trade

 

10. Approval of participation in the Trade Fair, Exhibitors may be withdrawn in an accident:
11. no payment for the booth fee, resulting from the Act
12. non-compliance by the Exhibitor with the provisions of the regulations, decency or principles of fair
13. In the above cases, the organizer may optionally:
14. terminate the contract with immediate
15. ask the Exhibitors to pay any fees due to participation in the Trade Fair or claim damages.
16. By submitting the Application Form, the Exhibitor agrees to the Organizer’s use of the logo and image of

the company, for purposes related to the organization of the Trade Fair.

13. The Organizer undertakes within 14 days of receiving the bank account number provided for in Act 9 of the booth fee, to send the invoice electronically in PDF format provided in a way that guarantees the authenticity of its origin, integrity and readability of the content.

14. The Organizer assigns booth and their locations during the Trade Fair based on the order of applications of Exhibitors and taking into account their declarations regarding the demand for booth
15. The Organizer reserves the right to change the location of the booth, resulting from the organizational and technical conditions in the hall and changes in the layout of the hall and on the exhibition The Exhibitor is not entitled to any damages on the part of the Organizer.
16. Trade Fair participants are required to comply with health and safety, fire and administrative sanitary rules and regulations and other regulations in force at the PGE Narodowy.

 

Booth construction

1. In case of need, the Organizer designates the company making the exhibition buildings and all installation related to the organization of the Trade Hereinafter referred to as the Contractor.
2. All construction and installation works, including especially the electrical installation, are carried out only by the Contractor.
3. An Exhibitor wishing to build his own body is required to submit a project and provide the data od the building company and to obtain the Organizer’s consent, and then agree with him on the conditions of this
4. The maximum height of the construction stand is 2.5 m

 

Resignation from participation

1. All changes regarding participation in the Trade Fair and resignations should be submitted in writing form within 7 days from the date of signing the contract, no later than 30 days before the date of the Trade
2. In case of cancellation of participation in the Trade Fair after 7 days from the date of signing the contract, but more than 30 days before the date of the Trade Fair, a handling fee of 30% of the gross contract value, will be
3. In case od resignation from participation in the Trade Fair less than 30 days before the deadline, the Exhibitor will cover the full costs of participation in the Trade Fair resulting from the signed
4. Resignation from participation in the Trade Fair takes place upon providing the Organizer with a declaration of

Organizational principles

1. The Organizer sets the time of access to the booth to prepare its Assembly of the exhibitions cannot take place during the opening hours of the Trade Fair for other participants.
2. Admission to the Trade Fair grounds for the Exhibitor and his employees is only possible upon presentation of a pass.
3. Each Exhibitor receives 5 (five) passes to the Trade Fair area from the Organizer free of charge. Each subsequent pass is payable at PLN 15 net per
4. The location of the Booth is designated by the
5. The Exhibitor may be improved or changed as well as other organizational activities, may be carried out only during hours when the Trade Fair is closed for other
6. Dismantling of the exhibition cannot be started before the end of the Trade Fair indicated in the marker event program available from the
7. The Exhibitor is obliged to prepare the exhibition of his Booth before the opening of the Trade Fair for visitors. For this purpose, the Organizer provides access to the hall from 2:00 m on 10 February 2023, until 10:00 a.m the next day. The Exhibitor is obliged to leave the Booth on 11 February, 2024 until 11:00 p.m.
8. If materials are left on the Exhibitor’s Booth after the designated hour, they will be picked up by the cleaning services without the possibility of recovering them and pursuing claims due to possible losses in the company’s
9. If the Booth is not restored to its original condition, the Organizer will order cleaning at the Exhibitor’s cost

and risk.

10. A Booth not developed until 9:00 a.m on the day of the commencement of the Trade Fair, may be taken over by another Participation costs in this case are not refundable.

 

11. The noise level at the Booth (music, video etc.) must not affect the free and comfortable use of other booth, unless the Exhibitor has agreed otherwise with the
12. The Exhibitor is required to protect his property against theft and damage during the Trade Fair.
13. The Exhibitor declares that in the event of obtaining personal data at the Booth and conducting prize draws, he has the relevant consents, including state authorities.
14. The Exhibitor is obliged to participate in the promotion of the Trade Fair, in particular through appropriate advertising on his website and social media
15. The Exhibitor may not take up or give away the Booth to other entities for free
16. It is forbidden to distribute advertising materials by persons and companies that are not Exhibitors at the Trade Fair site without consulting the
17. It is forbidden to distribute advertising materials (e.g. campaign literature, booklet, gifts) outside the

Exhibitor’s Booth, without consulting the Organizer.

18. Failure to comply with Acts 16 and 17 may result in an administrative penalty of PLN 3,000
19. The Exhibitor undertakes not to connect other electrical devices than those notified to the
20. The Organizer reserves the right to film and photograph Booth during the Trade Fair and to use these materials for their own purpose. Exhibitors are not entitled to any remuneration for
21. The Organizer reserves the right to change, add or remove services
22. It is forbidden to screw, nail, apply any objects to the walls, floors, furnishing and other solid building structures.
23. For damages to the surface of wall, floors, furnishings and other building structures, in which the Trade Fair takes place, the Exhibitor will be charged the equivalent of the actual costs of their

 

Safety Rules

1. The fairgrounds are protected by
2. The Exhibitor is obliged to comply with the order, safety and fire regulations of the building, in which the Trade Fair takes
3. The Exhibitor may not block communication routes and emergency exits, place lightning and other thermal devices directly on the floor ona near flammable materials, independently connect electricity and route cables through communication routes. Electricity connections may only made by a person authorized by the
4. During the assembly and disassembly of the Booth as well as during the Trade Fair, the Exhibitor is obliged to secure at his own expense and risk his products, equipment and devices against possible damage or losses.
5. The Exhibitor is required to have civil liability insurance covering damage that may occur during the
6. The Exhibitor is obliged to immediately notify the Organizer of all risks and

 

Complaints

1. All complaints from Trade Fair participants, should be omitted in

 

2. Exhibitors’ complaints regarding the construction of Booth, their location or occupied commercial space will be considered by the Organizer, provide that they are notified at latest by the closing of the Trade

 

3. Other complaints may be submitted within 14 days of the end of the Trade

 

4. After the deadlines indicated above, complaints will not be

 

Responsibility

1. The Organizer is not liable for damages caused to the Exhibitor by unintentional fault and is responsible for

 

damages within the of actual losses incurred by the Exhibitor.

2. The Organizer is not liable for failure to exercise due diligence, material and non-pecuniary damage or damage to the exhibitor and any other losses of the Exhibitor during the Trade Fair, except for damages caused by the
3. The Organizer is not responsible for damages resulting from the use of the Booth, including damages caused by the Exhibitor to other Trade Fair participants and In the event of claim by third parties, the Exhibitor undertakes to cover the associated losses of the Organizer.
4. The Organizer is not responsible for damages resulting from failures in the supply of electricity and other utilities.
5. The Exhibitor is responsible for the images and works (ductile, musical, audio-visual) he presents during the Trade In the event of claims by third parties or institutions, the Exhibitor undertakes to cover the losses caused by the Organizer.
6. The Exhibitor is responsible for the advertisement he carries out during the Trade
7. The Exhibitor is liable for any damages resulting from improper use of the exhibition
8. The Organizer is not responsible for the violation of the exclusive rights of Exhibitors arising from the legal protection of the utility model, industrial design, geographical indication, trademark, copyright and other rights arising from contracts regarding intellectual property
9. The Organizer is not liable, in particular for damages, if the Trade Fair is canceled for reasons beyond the

Organizer’s control.

10. The fact that the act or omission of the Organize, from which the damage resulted was non-performance or improper performance of a pre-existing obligation excludes claims for compensation for tort /
11. The exclusion of the Organizer’s liability is not affected by taking precautions and securing the Trade
12. The Organizer is not responsible for accidents of persons and consequences of accidents at Booth before, during and after the Trade
13. The Organizer and Exhibitor exclude liability under
14. The Organizer reserves the right to change the place or time of the Trade Fair, as well as to cancel, shorten or partially close it in the event of circumstances, for which it is not responsible. The Exhibitor will be notified immediately by phone, or the e-mail address, provided in the form about any change in the Form. Exhibitors are entitled to a refund of the amounts paid only if the Trade Fair is
15. In the event of cancellation of the Trade Fair due to the fault of the Organizer, he will immediately refund the amounts paid by the
16. The Organizer is not responsible for any unlawful actions taken by the Exhibitor on the

 

Final provisions

1. In matters not covered by these regulations, the provisions of the Civil Code and other relevant provisions of Polish law shall
2. All additional and individual agreements between the Exhibitor and the Organizer, must be in writing form, to be
3. In the event of invalidity of any provision of the regulations, the remaining provisions shall remain in force, except for provisions whose content - after excluding invalid provisions - cannot be rationally combined withe the rest of the Contract. The invalid provisions of the regulations will be replaced by important provisions, whose content corresponds as closely as possible to their economic purposes. The above shall also apply in the event of partial invalidity of any provision in the
4. The Exhibitor may not transfer the rights and obligations arising from the Contract to a third party without the Organizer’s consent.

 

5. The Organizer reserves the right to change the regulations for important reasons, in particular legal or organizational ones. In the absence of acceptance of the amended regulations, the Exhibitor has the option of resigning from participation in the Trade Fair within 5 (five) days of obtaining information about the change in regulations. The resignation should be submitted in writing
6. All disputes the Organizer and Exhibitor undertake to resolve acting in good faith and in the search for a legitimate interest for both parties, and if the dispute cannot be resolved amicably, the Court having jurisdiction over the Organizer’s seat shall be the competent