Regulamin imprezy targowej

„Cracow Coffee Festival”

2-3 marca 2024

Hala Cracovia

Definicje

Rezerwacja stoiska targowego (Rezerwacja stoiska) – dokument, w którym Wystawca i Organizator określają wzajemnie istotne warunki Umowy.

Organizator – Whiteclock sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-801), przy ul. Chmielnej 73B/16, KRS: 0000524536, NIP: 5272717312, REGON: 147337990.

Targi – impreza targowa „Cracow Coffee Festival”, odbywająca się na zasadach określonych w Regulaminie oraz Umowie, w dniach 2-3 marca 2024 w sali eventowej znajdujących się na Hali Cracovia, Aleja Marszałka Ferdynanda Focha 40

Umowa – umowa najmu Stoisk na czas trwania Targów, zawarta według postanowień zawartych w konwersacji mailowej/na stronie sprzedażowej stoisk pod adresem http://stoiska.whiteclock.pl/

Wystawca – podmiot posiadający pełną zdolność do czynności prawnych, który na warunkach wskazanych w Regulaminie i Umowie, może brać lub bierze udział w Targach.

Stoisko – udostępniona Wynajmującemu przestrzeń, wydzielona przez Organizatora do celów targowych.

Sala – sala eventowa znajdująca się na piętrze na Hali Cracovia, Aleja Marszałka Ferdynanda Focha 40,w których odbywają się Targi.

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki uczestnictwa w imprezie targowej „Cracow Coffee Festival” w dniach 2-3 marca 2024 są w sali znajdującej się w Hali Cracovia, , Aleja Marszałka Ferdynanda Focha 40, zwanych dalej Targami, organizowany przez Whiteclock z. o.o.o. z siedzibą w Warszawie (00-801), przy ul. Chmielnej 73B/16, KRS: 0000524536, NIP: 5272717312, REGON: 147337990, zwaną dalej Organizatorem.

2. Podmioty, które zgłosiły swój udział w Targach (zwane dalej Wystawcami) zobowiązane są przestrzegać warunków niniejszego Regulaminu.

3. Regulamin stanowi integralną część Rezerwacji stoiska targowego (zwane dalej również „Rezerwacją stoiska”). Regulamin i Rezerwacja stoiska targowego stanowią treść
4. Umowa zawierana jest między Organizatorem, a Wystawcą.
5. Wystawca potwierdza, iż przyjął do wiadomości, że żadne z oświadczeń i działań Organizatora nie są gwarancją ani zapewnieniem korzyści majątkowych i niemajątkowych, które mogą wyniknąć z uczestnictwa Wystawcy w
6. Organizator nie odpowiada za naruszenia i działania niezgodne z prawem podejmowane przez Wykonawców oraz przez osoby trzecie na ich stoiskach.

7. Cennik zawarty w ofercie ma charakter informacyjny i nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu ustawy Kodeks
8. Regulamin nie ma zastosowania do stosunków prawnych z konsumentami w rozumieniu ustawy Kodeks
9. Wszelkie zmiany Regulaminu muszą być dokonywane w formie

Termin i miejsce odbywania Targów

1. Targi odbywają się sali eventowej znajdujących się w Hali Cracovia, , Aleja Marszałka Ferdynanda Focha 40, zwanych dalej Halą wystawienniczą.

2. Godziny otwarcia Targów dla zwiedzających:

10. 2 marca 2024- 10.00 – 19.00

10. 3 marca 2024 - 10.00 – 18.00

3. Celem Targów jest prowadzenie prezentacji, promocji oraz sprzedaży wyrobów związanych z produkcją i dystrybucją kawy oraz akcesoriami komplementarnymi.

Warunki wstępu dla zwiedzających

1. Na terenie Targów przebywać może jednocześnie nie więcej niż 999 osób jednocześnie, o ile przepisy związane z obecną sytuacją w kraju nie stanowią inaczej.

2. Organizator ze względu na bezpieczeństwo zastrzega sobie możliwość wstrzymania wpuszczania zwiedzających w momencie przepełnienia

3. Organizator pobiera opłaty za bilety wstępu sprzedawane gościom (zwiedzającym). Szczegółowy cennik i informacje dostępne są na stronie internetowej

4. Wstęp na Targi możliwy jest wyłącznie po okazaniu biletu wstępu lub przepustki wydawanej Wystawcom.

Warunki uczestnictwa Wystawców

1. W Targach mogą wziąć udział podmioty prezentujące ofertę zgodną z zakresem tematycznym imprezy oraz dopuszczone przez Organizatora.

2. Warunkiem uczestnictwa w Targach jest zakupienie przez Wystawcę stoiska na stronie http://stoiska.whiteclock.pl/ oraz jego opłata.
3. Warunkiem uczestnictwa w Targach jest także akceptacja
4. Zawarcie Umowy następuje z chwilą zatwierdzenia przez Organizatora rezerwacji stoiska na stronie http://stoiska.whiteclock.pl/ . Potwierdzenie rezerwacji następuje, gdy zaksięgowana zostanie opłata za stoisko.

5. Akceptacja Rezerwacji stoiska oznacza złożenie oferty uczestnictwa w
6. W szczególnych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo odrzucenia udziału Wystawcy w wydarzeniu

bez podania przyczyny. Wystawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia.

7. O zatwierdzeniu rezerwacji Wystawca zostanie poinformowany drogą elektroniczną, na adres e-mail podany w trakcie zgłoszenia swojego udziału na stronie internetowej http://stoiska.whiteclock.pl/

8. Wystawca zobowiązany jest do wpłacenia wartości zamówienia, wynikającej z zatwierdzonego maila potwierdzającego zakup na stronie http://stoiska.whiteclock.pl/ od dnia jego zatwierdzenia na numer konta bankowego Whiteclock z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-801), przy ul. Chmielnej 73B/16, KRS: 0000524536, NIP: 5272717312, REGON: 147337990, numer konta 08 1140 2004 0000 3502 7524 8144 (mBank).

9. Zatwierdzenie uczestnictwa (Rezerwacja stoiska) w Targach może zostać wycofane Wystawcy w wypadku:
   8. braku wpłaty opłaty za stoisko wynikające z zakupione na stronie http://stoiska.whiteclock.pl/ wynikające z 8.
   9. nieprzestrzegania przez Wystawcę przepisów Regulaminu, dobrych obyczajów lub zasad uczciwej konkurencji.

10. W powyższych przypadkach, Organizator może opcjonalnie:

1. rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym,
2. żądać uiszczenia przez Wystawcę wszelkich należności z tytułu uczestnictwa w Targach lub żądać odszkodowania.

11. Akceptując Rezerwację stoiska, Wystawca wyraża zgodę na używanie przez Organizatora logotypu oraz wizerunku firmy dla celów związanych z organizacją Targów.

12. Organizator zobowiązuje się w ciągu 14 dni od momentu wpłynięcia na nr konta bankowego podanego w ust. 9 opłaty za stoisko przesłać fakturę drogą elektroniczną w formacie PDF udostępnioną w sposób gwarantujący autentyczność jej pochodzenia, integralność oraz czytelność treści.
13. Organizator przydziela stoiska i ich lokalizację podczas Targów na podstawie kolejności zgłoszeń Wystawców oraz uwzględniając ich deklaracje odnośnie zapotrzebowania na powierzchnię
14. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji Stoiska, wynikającej z warunków organizacyjnych i technicznych w Sali oraz zmian układu Sali i znajdujących się na powierzchni wystawienniczych. Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu prawo do odszkodowania ze strony
15. Uczestnicy Targów zobowiązani są do przestrzegania zasad i przepisów sanitarnych, BHP, przeciwpożarowych i administracyjnych oraz innych zarządzeń obowiązujących na terenie Hali Cracovia.

Zabudowa stoisk

1. W razie zaistniałej potrzeby, Organizator wyznacza firmę wykonującą zabudowę targową i wszystkie instalacje związane z organizacją Targów, zwaną dalej Wykonawcą.
2. Wszystkie prace konstrukcyjne i instalacyjne, w tym szczególnie przy instalacji elektrycznej wykonywane są wyłącznie przez Wykonawcę.
3. Wystawca pragnący wykonać zabudowę własną ma obowiązek przedstawienia projektu oraz podania danych firmy wykonującej zabudowę i uzyskania zgody Organizatora, a następnie ustalenia z nim warunków wykonania niniejszej zabudowy.

Rezygnacja z uczestnictwa

4. Wszelkie zmiany dotyczące uczestnictwa w Targach oraz rezygnacje należy składać w formie pisemnej w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy (Rezerwacji stoiska), nie później niż na 30 dni przed terminem Targów.
5. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach po upływie 7 dni od daty rezerwacji stoiska,ale więcej niż 30 dni przed terminem Targów, Wystawca pokrywa 50% kosztów udziału w targów wynikające z zawartej umowy.
6. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach na krócej niż 30 dni przed terminem Targów, Wystawca pokrywa pełne koszty udziału w Targach wynikające z podpisanej
7. Rezygnacja z uczestnictwa w Targach następuje z chwilą dostarczenia Organizatorowi oświadczenia o rezygnacji.

Zasady organizacyjne

1. Organizator wyznacza czas dostępu do Stoiska w celu przygotowania jego Montaż ekspozycji nie może odbywać się w godzinach otwarcia Targów dla pozostałych uczestników.
2. Wstęp na teren Targów dla Wystawcy i jego pracowników możliwy jest jedynie po okazaniu
3. Każdy Wystawca otrzymuje bezpłatnie od Organizatora 5 (pięć) przepustek na teren Targów. Każda kolejna przepustka jest odpłatna w cenie 15zł netto za sztukę.
4. Lokalizację Stoisk wyznacza
5. Poprawa lub zmiana ekspozycji oraz inne działania organizacyjne Wystawcy mogą być dokonywane tylko w godzinach, w których Targi są nieczynne dla innych uczestników.
6. Demontaż ekspozycji nie może zostać rozpoczęty przed godziną zakończenia Targów wskazaną w programie imprezy targowej dostępnym u Organizatora.

7. Wystawca ma obowiązek przygotowania ekspozycji swojego Stoiska przed otwarciem Targów dla zwiedzających. Organizator udostępnia      w      tym      celu      wejście      na      Salę      od      godziny      5:00      w      dniu 2 marca 2024, do godziny 10:00. Wystawca jest zobowiązany do opuszczenia Stoiska w dniu 3 marca 2024 do godziny 23:00. Jeżeli po wyznaczonej godzinie na Stoisku wystawcy zostaną pozostawione materiały, zostaną one zabrane przez służby sprzątające bez możliwości ich odzyskania oraz dochodzenia roszczeń z powodu ewentualnych strat w majątku firmy.

8. W przypadku braku doprowadzenia do stanu pierwotnego Stoiska, Organizator zleci czynności porządkujące na koszt i ryzyko Wystawcy.

9. Stoiska niezagospodarowane do 10.00 w dniu rozpoczęcia Targów może zostać objęta przez innego Wystawcę. Koszty uczestnictwa w takim wypadku nie podlegają zwrotowi.
10. Poziom hałasu na Stoisku (muzyka, video ) nie może wpływać na swobodne i komfortowe korzystanie z innych stoisk, chyba, że Wystawca ustalił z Organizatorem inaczej.
11. Wystawca ma obowiązek zabezpieczyć swoje mienie przed kradzieżą i zniszczeniem w czasie trwania Targów.
12. Wystawca oświadcza, iż w razie pozyskiwania na Stoisku danych osobowych oraz przeprowadzania losowania nagród, posiada w tym celu stosowne zgody, w tym organów państwa.

13. Wystawca obowiązany jest do współudziału w promocji Targów, w szczególności poprzez stosowną reklamę na swojej stronie internetowej i w kanałach social media.
14. Wystawca nie może podnajmować lub oddawać do bezpłatnego używania Stoiska innym
15. Zabrania się dystrybucji materiałów reklamowych przez osoby i firmy niebędące Wystawcami w miejscu trwania Targów bez uzgodnienia z
16. Zabrania się dystrybucji materiałów reklamowych (np. ulotki, broszury, prezenty) poza powierzchnią Stoiska Wystawcy bez uzgodnienia z Organizatorem. Dystrybucja materiałów reklamowych w obrębie Stoiska jest dozwolona.
17. Nieprzestrzeganie 16 oraz 17 może skutkować karą administracyjną w wysokości 3000zł netto.
18. Wystawca zobowiązuje się do niepodłączania innych niż zgłoszone Organizatorowi urządzeń
19. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk podczas Targów oraz do skorzystania z tych materiałów dla celów własnych. Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu wynagrodzenie.
20. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany, dodania lub usunięcia oferowanych usług.
21. Zabrania się wkręcania, przybijania, przyklejania jakichkolwiek przedmiotów do ścian, podłóg, elementów wyposażenia i innych stałych konstrukcji
22. Za uszkodzenia powierzchni ścian, podłóg, elementów wyposażenia i innych konstrukcji budynku, w którym odbywają się Targi, Wystawca zostanie obciążony równowartością faktycznych kosztów ich naprawy.

Zasady Bezpieczeństwa

1. Tereny targowe zabezpieczane są przez ochronę.
2. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów porządkowych, BHP i przeciwpożarowych budynku, w którym mają miejsce
3. Wystawca nie może blokować ciągów komunikacyjnych i wyjść ewakuacyjnych, umieszczać oświetlenia i innych urządzeń termicznych bezpośrednio na posadzce i w pobliżu materiałów łatwopalnych, samodzielnie podpinać energii elektrycznej i przeprowadzać kable przez ciągi komunikacyjne. Podłączenia energii elektrycznej może wykonać tylko osoba upoważniona przez Organizatora.

4. W okresie montażu i demontażu Stoiska, jak i w okresie trwania Targów Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko swoich produktów, sprzętu oraz urządzeń przed ewentualnymi szkodami lub
5. Wystawca zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie obejmującym szkody mogące powstać podczas Targów.
6. Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadamiać Organizatora o wszelkich zagrożeniach i szkodach

Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje uczestników Targów winny być zgłaszane w formie

2. Reklamacje Wystawców w sprawie budowy Stoisk, ich lokalizacji lub zajmowanej powierzchni handlowej będą rozpatrywane przez Organizatora pod warunkiem zgłoszenia ich najpóźniej do czasu zamknięcia Targów.

3. Pozostałe reklamacje mogą być zgłaszane w terminie 14 dni od zakończenia Targów.

4. Po upływie wskazanych powyżej terminów reklamacje nie będą uwzględniane.

Odpowiedzialność

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Wystawcy z winy nieumyślnej i odpowiada za szkody w granicach rzeczywistych strat poniesionych przez Wystawcę.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niedochowanie nienależytej staranności, szkody majątkowe i niemajątkowe lub uszkodzenia ciała oraz jakiekolwiek inne straty Wystawcy powstałe w czasie trwania Targów, z wyjątkiem szkód powstałych z winy Organizatora.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku użytkowania stoiska, w tym za szkody wyrządzone przez Wystawcę innym uczestnikom Targów i kupującym. W przypadku roszczeń osób trzecich, Wystawca zobowiązuje się pokryć związane z tym straty
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z awarii w dostawach energii elektrycznej i innych mediów.

5. Wystawca ponosi odpowiedzialność za prezentowane przez siebie wizerunki i utwory (plastyczne, muzyczne, audiowizualne) w czasie trwania Targów. W przypadku roszczeń osób trzecich lub instytucji, Wystawca zobowiązuje się pokryć związane z tym straty
6. Wystawca ponosi odpowiedzialność za realizowaną przez siebie reklamę w czasie trwania Targów.
7. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania powierzchni wystawienniczej.

8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie praw wyłącznych Wystawców, wynikających z ochrony prawnej wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, oznaczenia geograficznego, znaku towarowego, praw autorskich i innych praw wynikających z umów dotyczących praw własności intelektualnej.

9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności odszkodowawczej, w przypadku odwołania Targów z przyczyn od Organizatora niezależnych, w tym również siły wyższej, czy wystąpienia stanu pandemii na terenie
10. Okoliczność, że działanie lub zaniechanie Organizatora, z którego szkoda wynikła, stanowiło niewykonanie lub nienależyte wykonanie istniejącego uprzednio zobowiązania, wyłącza roszczenia o naprawienie szkody z tytułu czynu
11. Na wyłączenia odpowiedzialności Organizatora nie wpływa podejmowanie przez niego środków ostrożności i zabezpieczenia Targów.
12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób i następstwa nieszczęśliwych wypadków na terenie Stoisk przed, w trakcie i po Targach.

13. Organizator oraz Wystawca wyłączają między sobą odpowiedzialność z tytułu rękojmi.
14. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany miejsca lub czasu Targów, a także do ich odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia, w przypadku zaistnienia okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Wystawca o zmianie tej i okolicznościach zostanie poinformowany niezwłocznie telefonicznie, bądź na adres e-mail, podane na Rezerwacji stoiska. Zwrot wpłaconych kwot przysługuje Wystawcy jedynie w przypadku odwołania Targów.
15. W przypadku odwołania Targów z winy Organizatora, niezwłocznie zwróci on kwoty uiszczone przez Wystawców.
16. W przypadku odwołania „Cracow Coffee Festival” w Hali Cracovia, z przyczyn siły wyższej w tym pandemii i obostrzeń wprowadzonych przez rząd uniemożliwiających przeprowadzenie wydarzenia, następuję zwrot wpłaconych środków za stoisko.

17. Organizator nie odpowiada za działania niezgodne z prawem podejmowane na stoisku przez Wystawcę.

Postanowienia Końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa
2. Wszelkie dodatkowe i indywidualne porozumienia pomiędzy Wystawcą a Organizatorem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. W przypadku nieważności jakiegokolwiek postanowienia Regulaminu, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, z wyjątkiem postanowień, których treść - po wyłączeniu postanowień nieważnych - nie da się w sposób racjonalny pogodzić z resztą Nieważne postanowienia Regulaminu zostaną zastąpione ważnymi postanowieniami, których treść w sposób jak najbardziej zbliżony odpowiadać ich gospodarczemu celowi. Powyższe znajduje odpowiednie zastosowanie także w przypadku częściowej nieważności jakiegokolwiek postanowienia Regulaminu.

4. Wystawca nie może bez zgody Organizatora przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy na osobę trzecią.
5. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności prawnych lub organizacyjnych. W razie braku akceptacji zmienionego Regulaminu, Wystawca ma możliwość rezygnacji z uczestnictwa w Targach w czasie 5 (pięciu) dni od uzyskania informacji o zmianie Regulaminu. Rezygnacja powinna być złożona w formie pisemnej.

6. Wszelkie spory Organizator i Wystawca zobowiązują się rozwiązywać działając w dobrej wierze i w poszanowaniu słusznego interesu obu stron, a w przypadku niemożności rozwiązania sporu w sposób polubowny, sądem właściwym będzie Sąd właściwy dla siedziby